Normalmente, un estado de cuentas muestra las transacciones realizadas en una cuenta bancaria, de crédito, de inversión u otra cuenta financiera en un mes o en un período específico. Al igual que incluye información sobre los depósitos, retiros, intereses, cargos y otras transacciones efectuadas en la cuenta durante el período especificado.
Obtener el estado de cuenta de los clientes es necesario, ya que con el podemos identificar los movimientos que generan los clientes, como, por ejemplo, los gastos e ingresos que realizan y tener como comprobar dicho movimiento para poder contabilizarlo, es fundamental para la declaración de impuestos, ya que asegura que todos los ingresos y movimientos financieros estén correctamente registrados y de igual forma permite que los informes financieros reflejen la situación económica de la empresa.
- Movimientos que realiza el contador con el estado de cuenta.
A demás sin acceso al estado de cuenta, el contador no podría identificar si se tuvieron movimientos, por ejemplo:
- La conciliación bancaria: es esencial para tener en cuenta de que cada movimiento registrado en la contabilidad tenga dicho respaldo en el banco, y así, ayuda a reconocer correctamente los ingresos, evitando omitir o duplicar transacciones. Por consecuencia si los números no cuadran, podrían surgir inconsistencias que puedan hacer que llamen la atención de las autoridades fiscales (SAT), lo que puede derivar en auditorías, multas o sanciones innecesarias.
- Registro correcto de ingresos y cuentas por cobrar: ayuda a reconocer correctamente los ingresos, evitando omitir o duplicar transacciones.
- Identificación de pagos pendientes o atrasados: ayuda a detectar facturas vencidas o impagos, lo que hace que rinda mejor la contabilidad y el cuadre.
- Principios de ética y confidencialidad
Muchas deducciones y beneficios fiscales dependen de la correcta identificación de gastos e ingresos, y sin un estado de cuenta, se podría estar pagando más impuestos de lo que se debería o, peor aún, declarando incorrectamente sin darse cuenta.
Se sabe que al compartir tu estado de cuenta puede generar dudas, sin embargo, este es una pieza clave para el contador y, sobre todo, para protegerte de los errores fiscales que pueden resultar caros (multas, recargos, etc.).